Принцип коротких задач

 

В условиях стандартного восьмичасового рабочего дня в компании, как правило, осуществляется управление по долгосрочным целям и плановым показателям за определенный период. При этом никто не задается вопросом, за какой промежуток времени сотрудник в реальности способен решить ту или иную задачу. Как говорится в известной шутке, «я решу этот вопрос за два часа в течение двух недель».

 

У большинства работников нет желания увеличить свою продуктивность, поэтому они «растягивают удовольствие» и вместо того, чтобы сразу взяться за работу, откладывают ее на потом или делают слишком долго. Связано это с множеством факторов, в их числе ментальные ловушки сознания, наличие других важных дел, неумение планировать, усталость, многозадачность.

 

Именно с этим борется принцип ­управления по коротким задачам. Объясним его суть. Руководитель ставит перед подчиненными короткие задачи, на решение которых уходит порядка 90–120 минут, соответственно, за день подчиненный решает три-четыре таких задания, за которые и отчитывается. Просмотр корреспонденции, чаепития и перекуры попадают в 20-минутные периоды между 100-минутками.

 

Можно поспорить, что не во всех отделах компании возможно внедрение такого принципа. Однако если про­анализировать более внимательно, то окажется, что в большинстве видов деятельности это более чем реально. Подстройка под новый ритм требует некоторого времени, но эффективность того стоит.

Шесть или восемь?

Последние исследования физиологов и психологов говорят о том, что при максимальном повышении эффективности использования рабочего времени человек в состоянии продуктивно трудиться пять-шесть часов в сутки.

 

Например, в Швеции и некоторых других странах Европы компании активно переходят на шестичасовой рабочий день при сохранении оклада и количества выполняемой работы. Эффективность самого предприятия при этом не только не снижается, но даже повышается.

 

Как говорят сторонники данного подхода, человек не в состоянии фокусироваться на выполнении заданий в течение восьми часов. Он ­начинает перемежать работу с другой деятельностью, зачастую ­бессмысленной и еще больше утомляющей.

 

Все руководители организаций, в которых внедрена система шестичасового рабочего дня, отмечают рост энтузиазма у сотрудников. Это связано с тем, что они уходят с работы не «выжатыми, как лимон», а поэтому на следующий день идут на службу с большей мотивацией. Также отмечается снижение количества конфликтов на рабочих местах и ­повышение уровня удовлетворенностью жизнью в целом.

 

Нужно отметить, что как и в случае с инновационным для своего времени предложением Генри Форда, шестичасовой рабочий день является конкурентным преимуществом перед другими работодателями. Сотрудники, почувствовавшие увеличение свободного времени, не желают ­менять место работы.

 

Итак, к плюсам шестичасового рабочего дня стоит отнести увеличение концентрации на выполняемой работе, повышение мотивации, улучшение климата в коллективе, прогрессирующую результативность деятельности.

Биоритмический рабочий день

Все вышеизложенное говорит о том, что существующий, внедренный более века назад, восьмичасовой рабочий день не отвечает критериям экономической и личной эффективности в новых условиях.

 

Какие же варианты выхода из данной ситуации существуют? Их несколько.

 

·         Во-первых, можно ввести практику европейского шестичасового рабочего дня.

 

·         Во-вторых, ввести управление по коротким задачам.

 

Но гораздо ­эффективнее будет совместить это с биоритмическим рабочим днем. Чтобы понять, к какому биоритмическому типу относится сотрудник, соответствующие вопросы должны быть включены в план собеседования при приеме на работу.

 

Также необходимым становится заполнение тестов на принадлежность к «совам» или «жаворонкам». Рабочий день делится на три разных режима. Для отделов, в которых преобладают внутренние рабочие процессы, внедряются две смены по шесть часов.

 

Первый режим для «жаворонков» – с 7.00 до 13.00 без перерыва на обед. При этом рабочие процессы дробятся позадачно: с 7.00 до 9.00 – одна внутренняя задача плюс 20-минутный перерыв на кофе, с 9.00 до 13.00 еще две задачи (внутренних или внешних) с перерывом между ними на переписку. Таким образом, за рабочий день сотрудник решает три ­коротких задачи.

 

Второй режим для «сов» – с 13.00 до 19.00 без перерыва на обед. С 13.00 до 15.00 (время обеда в большинстве компаний) – одна внутренняя задача и 20-минутный перерыв, с 15.00 до 19.00 – еще две задачи и перерыв на переписку.

 

Третий режим предназначен для отделов, в которых преобладают внешние рабочие процессы, общение с другими организациями, подвязанными под стандартный рабочий день. В них остается прежний, ­восьмичасовой режим.

Одни плюсы. Мимо пробок

Теперь о плюсах данной системы. Первым каждодневным стрессом любого жителя мегаполиса является путь от дома до работы по пробкам или в переполненном общественном транспорте. Еще до начала рабочего дня человек получает не только стресс, но и существенно расходует ту эмоциональную, психическую, физическую энергию, которую он мог бы потратить на работу.

 

К 7.00 на работу едет гораздо меньше людей, нежели к 9.00. А это означает отсутствие пробок, сохранение нервов и уменьшение вероятности опоздать. Подстройка под биоритмы гарантирует повышение эффективности труда, но кроме всего прочего, в период с 7.00 до 9.00, а то и до 10.00 можно добиться полной монозадачности, так как отвлекающие факторы в это время минимизированы (телефон отвлекать не будет, а почтовые уведомления легко можно игнорировать).

 

Таким образом, в самые продуктивные для «жаворонка» часы он будет работать, а не стоять в многокилометровой пробке. Отсутствие обеда также отчасти можно считать плюсом, так как он является «наградой» по окончании рабочего дня. Далее у человека высвобождается ­половина дня для общения с семьей, самообразования, хобби.

Обеденный перерыв – анахронизм

Для «сов» также появляется множество преимуществ. Им не нужно преодолевать утренний стресс пробуждения. На работу они приезжают в активном состоянии. У них также есть период для монозадачности, хотя и не столь «чистый», как у «жаворонков». Они выполняют задачи в самое продуктивное для себя время, а затем, по окончании рабочего дня могут позволить себе ужин, поход на ночной сеанс в кинотеатр или любое другое комфортное ночное времяпрепровождение (возможность утреннего долгого сна это позволяет).

 

При восьмичасовом рабочем дне наличие в середине обеденного перерыва «вырывает» дополнительные продуктивные часы работы. Помимо целого часа на обед, нужно учитывать снижение работоспособности перед перерывом (минимум за 10, а то и за 30 минут до начала сотрудники начинают готовиться к нему), а затем такой же период после – для включения в работу.

 

Таким образом, фактически на обед уходит не час, а два часа рабочего времени, которое при этом оплачивается работодателем. Не проще ли официально сократить рабочее время на эти два часа, ­получив при этом приличное количество бонусов в эффективности?

 

Кроме этого, применение многорежимности (две смены по шесть часов) позволяет, сократив рабочий день отдельных сотрудников, ­увеличить время работы предприятия в целом. Если при восьмичасовом рабочем дне компания функционирует с 9.00 до 18.00 или с 8.00 до 17.00, то при двухсменке по шесть часов это время увеличивается до 12-часового рабочего дня.

 

Нужно отметить, что эта схема очень удобна и при работе с клиентами из городов, находящихся в другом часовом поясе. При таком подходе значительно возрастают конкурентные преимущества компании.

Выгоды свободного времени

Для тех, кто думает, что шестичасовой день – это нововведение современного общества и либерального Запада, скажем, что в те времена, когда Генри Форд ввел восьмичасовой рабочий день, Уилл Келлог на своих предприятиях ввел четыре смены по шесть часов, сохранив заработную плату на прежнем уровне. То есть компания работала круглосуточно, а Келлог создал много новых рабочих мест и сократил ­издержки. К слову сказать, это был 1930 год.

 

Еще одним плюсом данной системы является то, что у сотрудников до минимума снижается необходимость отпрашиваться с работы для решения личных вопросов, будь то поход к врачу или посещение государственных организаций. Наличие почти половины рабочего дня в качестве свободного времени позволяет сотруднику распоряжаться им по своему усмотрению.

 

Нельзя не отметить и выгоды в отношении поиска сотрудников. Шестичасовой рабочий день удобен для семей с маленькими детьми. Это возможность проводить больше времени с ребенком, водить его в ­различные секции и кружки, совместно выполнять домашние задания.

 

Неоспоримым преимуществом для человека является и то, что он застает часть светового дня (тогда как при стандартном восьмичасовом рабочем дне светлое время суток он проводит в офисе). Доказано, что дефицит солнечного света приводит не только к депрессиям, снижению иммунитета, но и к набору лишнего веса и даже возникновению диабета (при сбоях в режиме сна и бодрствования).

 

Для руководителя это ­означает снижение количества оплачиваемых больничных листов.

Настроиться по внутренним часам

Кстати, если говорить о биоритмическом режиме работы (напомним, что это не только деление на «сов» и «жаворонков», но и ультрадианные ритмы), то он положительно влияет на состояние здоровья. Десинхронизация с внутренними часами в современном обществе привела к тому, что человек стал спать минимум на час меньше, чем 20 лет назад.

 

Кроме того, десинхронизация является причиной расстройств пищеварения, сердечнососудистых заболеваний, слабого иммунитета, постоянной вялости, нарушений сна. Работа в соответствии с биологическими часами организма повышает общий эмоциональный фон, улучшает физическое состояние, восстанавливает работоспособность.

 

О плюсах биоритмического рабочего дня активно говорит Микаэль Чо (Mikael Cho), основатель ресурса Crew. В его компании введен именно такой режим, так как он сам – «жаворонок», а его соучредители – классические «совы». Как утверждает Чо, если бы они ­искусственно ­скоординировали свои рабочие часы, потеря эффективности работы была ­совершенно неоправданной.

Что же выбираем в итоге?

Итак, стоит ли останавливать свой выбор на стандартном восьмичасовом рабочем дне или все же предпочесть биоритмический режим?

 

Если вы требуете от сотрудников решения сложных задач, концентрированной мозговой деятельности, а не простого «отбывания» на рабочем месте, то восьмичасовой рабочий день не будет эффективным для половины ваших сотрудников, являющихся «совами».

 

Биоритмическая нерезультативность, ко всему прочему, умножается на старты и рестарты в рабочем процессе из-за обеденных перерывов, вынужденных спадов активности, переключении в многозадачных проблемах.

 

При этом для отделов, чья деятельность приоритетно связана с внешними процессами (торговые представители, часть работы бухгалтерии, связанной с контактами с банками и официальными организациями, секретариат, call-центры и т.п.), классический восьмичасовой рабочий день пока является объективно оптимальным.

 

Если у ИП вводится инновационный рабочий день, его идеально сочетать с управлением по целям. Для этого руководству придется пере­смотреть систему целеполагания в компании, упорядочив короткие задачи под ультрадианные ритмы, и установить KPI под эти цели. Однократное переформатирование рабочих процессов под биоритмы позволит существенно повысить результативность персонала. А освободившееся время можно рекомендовать сотрудникам использовать для ­обучения и повышения компетенции.

 

В условиях современной реальности массовый запуск инновационной системы биоритмического рабочего дня позволяет отчасти «реанимировать» экономику, так как времени для траты денег становится больше. А если у человека есть недостаток в заработной плате, это и возможность устроиться для подработки в другую компанию, а значит – ­дополнительная финансовая состоятельность.

 

Любые переломные моменты в экономике стран – это требование быть более гибким и отказываться от классических схем ведения бизнеса. Новое время нацеливает на кастомизацию отношений и с клиентами, и с собственными сотрудниками для повышения результативности, мотивированности и, в конечном итоге, прибыльности бизнеса. Стимулом для руководителей применять биоритмическую систему труда служит использование максимального потенциала сотрудника на пике его активности, а также многоуровневое конкурентное преимущество ­компании, снижение издержек и простоев в работе.

 

Ирина Альбицкая, Андрей Косяков, «Арсенал предпринимателя»

"Капиталист", иркутский журнал для предпринимателей № 2 (125) Июль - Август 2023 года

• Число просмотров: 336