Свежий номер «Капиталиста»

В центре внимания

Исследование

В ФОКУСЕ ВНИМАНИЯ: ОТЗЫВЫ ПОКУПАТЕЛЕЙ

ПРОДУКТОВЫЙ РИТЕЙЛ ХОЧЕТ МЕНЯТЬСЯ

 

Свежий номер «Капитала»

В продаже с 7 ноября
Авторынок
БЛОГЕРАМ ДОВЕРЯЮТ
Доходы и расходы
ПАДЕНИЕ ВЫРУЧКИ -- ЧТО ДЕЛАЕТ БИЗНЕС

ЭЛЕКТРОННАЯ ВЕРСИЯ

сайт органов местного самоуправления

Архив журнала «Капиталист»

Трудовое право

Фронт работ

Инструкция по применению сотрудника

Составляются ли в вашей компании должностные инструкции? Этот вопрос «Капиталист» задал иркутским предпринимателям. Ответы в большей массе оказались ожидаемыми: зачем это крючкотворство, наши сотрудники и так знают свои обязанности…

Невнимание к предмету этой статьи проявляют не только многие предприниматели, но даже Трудовой кодекс, где не содержится упоминания о должностной инструкции. Тем не менее, ее необходимость можно сравнить со страховкой: страховой случай ведь может и не наступить, но уж если наступит…

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу.

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. И вызванный «на ковер» нерадивый сотрудник уже не парирует требование руководителя фразой: «А где написано, что я это должен делать?». Это записано в его должностной инструкции, с которой он ознакомился еще до подписания трудового договора.

Специалисты в области трудового права утверждают, что сейчас отношение к должностным инструкциям меняется. Бизнес становится успешным лишь тогда, когда компания эффективно использует имеющиеся ресурсы, в том числе и человеческие. Поэтому должностная инструкция становится важнейшим инструментом организации эффективной работы персонала. Это документ, который устанавливает в компании «правила игры» для сотрудника: четко прописывает его функциональные обязанности, подчиненность, ответственность, права, взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями компании.

Кстати, именно невыполнение обязанностей, предусмотренных в должностной инструкции сотрудника, может послужить обоснованным поводом к его увольнению.

Замкнутый круг обязанностей

Разработка грамотной должностной инструкции требует тщательного описания и моделирования трудовых процессов. Чтобы четко организовать работу сотрудников и облегчить подбор кандидатов на должности, многие компании стали создавать документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности.

Особенность должностной инструкции в том, что она не «привязывается» к характеристикам сотрудника — в ней определяются требования к должности, независимо от того, какой человек будет эту должность занимать. Назначение должностной инструкции — объяснить сотруднику, что от него требуется, определить круг его обязанностей и прав. В практике управления считается, что этот документ должен составляться по каждой штатной должности организации, носить безличный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора (контракта) с ним.

Это документ, который устанавливает для сотрудника компании четкие «правила игры» — круг его обязанностей и прав

Должностные инструкции используются на разных этапах привлечения сотрудника и его работы в организации:

1. При подборе персонала в компанию. Должностная инструкция содержит информацию, необходимую для проведения обоснованного отбора работников при найме, на основе оценки соответствия кандидатов на вакантные должности требованиям организации.

2. При введении в должность нового сотрудника в период его адаптации в компании. На основе должностной инструкции можно составлять трудовой договор с работником. Это позволяет быстро ознакомить сотрудника с обязанностями и правами на новом месте, ввести его в общий процесс деятельности.

3. При оценке сложности работ и формировании компенсационных пакетов для работников различных категорий в компании. Должностные инструкции используются при ранжировании работ или должностей. На основе этих данных строится система материального стимулирования.

4. Для оперативного управления деятельностью сотрудников компании. Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: в ней определено, каких действий от него ожидают и по каким критериям оценивают результаты труда. Участие в обсуждении должностной инструкции предоставляет работнику возможность влиять на условия, организацию, критерии оценки своего труда.

5. Для оценки исполнения или аттестации сотрудников. Должностная инструкция — основа для оценки результатов трудовой деятельности работника и его соответствия занимаемой должности, для принятия кадровых решений о повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.

6. Для выявления потребности в обучении. Должностная инструкция дает ориентиры для повышения уровня профессиональной квалификации работника и принятия решения о необходимости его переподготовки.

ГОСТ только рекомендует

Итак, после того, как было принято решение о необходимости составления должностных инструкций, возникает вопрос о порядке их разработки. При этом стоит обратить внимание на Письмо Роструда от 31.10.2007г. №4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».

Роструд в своем Письме отмечает, что несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является:

• трудовая функция работника,

• круг должностных    обязанностей,

• пределы ответственности,

• квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Также в данном Письме отмечается, что поскольку порядок составления должностных инструкций нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как именно ее оформить и каким образом вносить в нее изменения.

При составлении должностных инструкций рекомендуется принять во внимание требования к оформлению документов, установленные Госстандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Однако обратите внимание, что требования вышеуказанного стандарта являются рекомендуемыми.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. Изменения в должностную инструкцию в таком случае могут быть внесены только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. Как правило, она составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Точка отсчета

Несмотря на то что рекомендации по разработке должностных инструкций, указанные в Письме Минтруда от 13.03.1996 г. №482-ВК, не являются обязательными для коммерческих организаций, их можно использовать как точку отсчета при разработке должностных инструкций компании. Из вышеназванного письма можно сделать следующие извлечения.

Руководитель утверждает должностные инструкции для своих заместителей и для руководителей структурных подразделений. По остальным должностям — типовые должностные инструкции. На их основании руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным должностям в подразделении.

Инструкции по каждой должности должны содержать обязанности по должности, должностные положения,  необходимые знания для занятия должности, квалификационные требования.

В обязанностях по должности необходимо отразить основные функции, которые выполняет сотрудник, а также конкретные обязанности, закрепленные за ним.

Должностные полномочия содержат основные должностные права, которыми в пределах своей компетенции сотрудник может пользоваться при выполнении возложенных на него должностных обязанностей.

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с даты его ознакомления с ней под роспись

В разделе о необходимых знаниях для занятия соответствующей должности должны содержаться основные требования, предъявляемые к сотруднику в отношении специальных знаний, а

также знания нормативных актов, положений, инструкций и других нормативных документов применительно к исполнению должностных обязанностей.

В квалификационных требованиях конкретизируются требования по уровню профессионального образования сотрудника с учетом его специализации по должности. Такие требования могут устанавливаться внутренними документами компании или содержаться в конкретной должностной инструкции.

В письме Минтруда также приводятся примерные должностные инструкции

• начальника департамента (управления),

• начальника отдела в составе департамента (управления),

• главного специалиста.

При использовании данного документа в целях разработки должностных инструкций для своей компании необходимо избегать излишнего объема инструкции. Соответственно, необходимо проанализировать предложенный подход и вычленить те пункты, которые подходят конкретно вашей организации.

План составления и согласование

При составлении должностных инструкций необходимо помнить, что каждый такой документ должен содержать четкое описание требований, предъявляемых к конкретному сотруднику.

Однако все-таки можно и нужно к составлению инструкций применить шаблон для более быстрого и полного ее составления. Для этого можно использовать следующий план составления должностной инструкции, состоящий из шести пунктов:

• Общие положения

• Квалификационные требования

• Должностные обязанности

• Отношения с другими подразделениями и ответственными лицами компании

• Критерии эффективности труда

• Заключительные положения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В этом разделе может указываться следующая информация:

1.1. Название подразделения организации, к которому относится сотрудник.

1.2. Название занимаемой должности.

1.3. Порядок подчинения сотрудника его непосредственному руководителю. Указывается должность руководителя.

1.4. Порядок подчинения сотруднику его подчиненных. Указываются должности подчиненных.

1.5. Порядок замещения и исполнения обязанностей сотрудника во время его отсутствия на рабочем месте. Указываются должности сотрудников, его заменяющих и документ, на основании которого происходит замещение сотрудника.

1.6. Порядок рабочего времени. Указывается режим рабочего времени или документ, в соответствии с которым этот режим определяется.

1.7. Требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему должность. Указывается требуемый уровень образования (например — высшее профессиональное, среднее профессиональное). Так же может быть указан требуемый профессиональный опыт (например — не менее 3х лет в аналогичной должнсоти).

1.8. Документы, которыми назначают на должность и снимают с должности (Приказ, Решение учредителей и пр.).

1. 9. Законодательные акты и внутренние документы, которыми должен руководствоваться сотрудник, занимающий должность.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

В данном разделе указываются требования, предъявляемые к квалификации сотрудника, занимающего соответствующую должность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Основной раздел любой должностной инструкции.

Он содержит информацию о функциях сотрудника, его целях и задачах.

Здесь перечисляются все те трудовые обязанности, которые должен выполнять сотрудник на занимаемой им должности.

При этом не следует чрезмерно перегружать должностную инструкцию особенно подробными описаниями, каким образом сотрудник должен исполнять свои функции.

4. ОТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОТВЕТСТВЕННЫМИ ЛИЦАМИ КОМПАНИИ

В данном разделе необходимо отразить информацию, имеющую значение при взаимодействии сотрудника с другими подразделениями компании и ответственными лицами.

Указывается порядок и особенности такого взаимодействия (например — права сотрудника, предоставленные ему в связи с его должностным положением).

5. КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА

Этот раздел дает представление о том, по каким именно критериями будет оцениваться эффективность деятельности сотрудника его руководством.

6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Этот раздел содержит ту информацию, которую работодатель посчитает нужным включить в должностную инструкцию и которая не нашла отражения в других разделах.

Так, например, в этом разделе может указываться порядок внесения дополнений и изменений в данную должностную инструкцию.

 

 

После составления должностной инструкции необходимо ее согласование с руководством, сотрудником, юридической службой и ответственными лицами подразделений компании.

Юридический отдел выполняет техническое согласование должностной инструкции. Согласование с юристами необходимо для того, чтобы установить соответствие положений, в них содержащихся, требованиям действующего трудового законодательства, а так же положениям трудовых договоров, заключенных с сотрудниками.

Условия, содержащиеся в должностных инструкциях, не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством. Кроме того, необходимо исключить противоречия между положениями инструкции и трудового договора.

В случае отсутствия в организации юридической службы, функции технического согласования должностных инструкций могут быть возложены на сотрудников кадровой службы или, что уже стало традиционным в небольших компаниях, на  сотрудников бухгалтерии.

После проведения технического согласования должностной инструкции она предоставляется для ознакомления сотруднику компании, занимающему соответствующую должность. Если сотрудник не имеет возражений по форме и существу данной инструкции, можно переходить к третьему этапу согласования.

На этом этапе должностную инструкцию необходимо согласовать с руководством и ответственными лицами подразделений компании. Это необходимо для того, чтобы исключить дублирование трудовых функций сотрудника, а также для информирования ответственных лиц других подразделений компании о порядке взаимодействия.

После окончательного согласования должностной инструкции она утверждается руководителем организации и подписывается сотрудником компании. Подпись сотрудника подтверждает его ознакомление с инструкцией и согласие с ее положениями. Затем инструкция нумеруется и заверяется печатью организации.

Требования, предусмотренные должностной инструкцией, являются обязательными для сотрудника с даты его ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения. Факт ознакомления сотрудника с инструкцией может быть зафиксирован в его трудовом договоре.

Обратите внимание: работодатель обязан ознакомить сотрудника с должностной инструкцией до подписания с ним трудового договора. 

 

 

Опрос «Капиталиста»

1. Применяются ли в вашей компании должностные инструкции (ДИ)?

2. Как они разрабатываются, оформляются?

3. Были ли в вашей практике случаи, когда ДИ доказала свою необходимость?

 

  

Надежда КУРГАНСКАЯ,

директор по управлению персоналом ГК «Истлэнд»:

 

1. Да, в нашей группе используются ДИ на все ключевые позиции. Для нас это достаточно эффективный рычаг управления персоналом, который позволяет четко сформулировать обязанности работника и тем самым облегчить работу любого руководителя. ДИ как минимум устраняет возможное недопонимание и споры с работником, а при полноценном ее использовании позволяет сократить срок адаптации сотрудника к новой трудовой функции.

2. Как правило, непосредственный руководитель того сотрудника, на которого разрабатывается ДИ, описывает его должностные обязанности и требования, далее ДИ корректирует сотрудник службы персонала, согласовывает с руководителем и вносит информацию в типовую форму, разработанную специально с учетом специфики наших предприятий. Все изменения чаще всего вносим в новое издание ДИ, регистрируем его и ознакомляем сотрудников под роспись.

3. Чаще всего ДИ помогала развеять все разногласия между работником и руководителем, не доводя ситуацию до спора или конфликта.

     
 

Владимир НИКОЛАЕВ,

исполнительный директор КП «Персона-Тур»:

 

1. Нет. Неэффективно ставить людей в рамки, ограничивающие их поле деятельности и ответственности. Предоставление сотрудникам возможности управлять большим количеством процессов дает им реальное, а не ложное ощущение причастности к общему делу, целям и результатам. Мы в большей степени придерживаемся дивизиональной системы управления, когда каждый несет ответственность за реализацию общих целей.

Работа, связанная с организацией экспедиций, разработкой программ путешествий и туристических продуктов международного масштаба подразумевает большую степень самостоятельности и творческое начало каждого члена команды. По возможности каждый сам определяет свои обязанности и делает только то, что ему нравится, и то, в чем лучше всех остальных разбирается. Естественно, это касается только процесса организации. Бухгалтерия, к примеру, — это совсем другая стихия, где все четко по регламенту.

2. Когда мы принимаем решение о запуске очередного проекта, то собирается рабочая группа и определяются зоны ответственности каждого члена команды. В нашем случае каждый сотрудник уже давно определился со своим полем деятельности. И естественно, он за него отвечает головой и репутацией. Если кому-то определенная задача не под силу, мы либо ее упрощаем, либо делегируем ее более компетентному сотруднику.

     
   

Виктория БАРАХТЕНКО,

ведущий бухгалтер-консультант ООО ЦСБ «КапиталБайкал»:

 

1. Мы применяем ДИ для эффективного управления персоналом. Этот документ является основополагающим во взаимоотношениях между работником и работодателем.

2. В нашей компании ДИ разрабатывается на основе «Классификатора должностных инструкций», дописываются некоторые нюансы, связанные со спецификой нашей деятельности, например мы дописывали инструкцию для бухгалтера-консультанта.

3. В нашей деятельности еще не было случая, в котором нам нужно было бы разрешать ситуацию, ссылаясь на ДИ. У нас полное взаимопонимание между руководителем и подчиненными.

     
   

Дарья КУЗЬМИЩЕВА,

маркетолог ООО «Торговый дизайн»:

 

1. ДИ есть, но не уверена, что каждый сотрудник будет ориентироваться на нее в своей работе (хотя каждый ознакомлен с ней). Лично для меня ДИ при устройстве на должность маркетолога была необходима для быстрого включения в работу. Очень важно знать, что от тебя требуется.

2. ДИ на нашем предприятии разрабатываются и оформляются полностью по существующим стандартам и дорабатываются директором применительно к нашей сфере.

     
   

Анастасия ФРИЦ,

директор по организационному развитию туроператора «Байкалов»:

 

1. В 2010 году «Байкалов» перевел процессы управления на стандарты MBD+. Место должностной инструкции у нас занимают два документа: «Карта требований и компетенций» (ТИК) и «Основные регламентные операции» (ОРО). ТИК — это список требований к профессионализму и личностным качествам, которые требуются для конкретной должности. ТИК мы используем при приеме человека на работу. Этот документ конкретно описывает вакансию — остается только проставить «плюсы» и «минусы», чтобы понять, нужен ли нам данный кандидат. Также в нем прописаны основные функции, которые выполняет сотрудник.

ОРО — это перечень ежедневных, еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных дел. В нем прописывается также срок, за который сотрудник должен выполнить эти операции. Например, ответ на электронную почту должен быть в течение одного дня. А программа для туриста подготовлена в течение трех рабочих дней. Если дела в срок не выполняются — это сигнал для руководителя, что в работе происходит сбой и требуется помощь.

2. ТИК и регламентные операции разрабатываются под должность сотрудника, исходя из практики работы компании и опыта работы на этой должности. Опыт обобщается и формулируется в регламентную операцию, она записывается в документ, устанавливаются сроки и документ согласовывается между сотрудником и руководителем. После подписи документ кладется в личное дело.

3. Наш подход более конкретный. Плюсы ТИКа и ОРО в том, что они наглядно показывает степень выполнения сотрудником своей работы. Это устраняет поводы для трудовых споров. Все понятно и прозрачно.

     
   

Светлана КОЛОСОВА,

начальник отдела по управлению персоналом ЗАО РК «Связьтранзит»:

 

1. В нашей компании ДИ применяются, но далеко не всегда в том виде, в котором все привыкли их видеть. И далеко не для всех сотрудников должностные обязанности закреплены в отдельном документе. Как правило, обязанности сотрудника закреплены в трудовом договоре или дополнительном соглашении в том случае, когда сотрудника переводят на другую должность.

2. Специфика компании «Связьтранзит» такова, что готовых шаблонов должностных обязанностей для нашей отрасли с аналогичной организационной структурой очень мало. Поэтому мы разрабатываем их самостоятельно — индивидуально для каждой должности. Изначально руководитель подразделения дает общую информацию об обязанностях сотрудника, зачастую это общие формулировки. Но иногда руководители подразделения имеют достаточно четкое и подробное представление о том, что и в какие сроки должен выполнять сотрудник. В зависимости от объема информации об обязанностях сотрудника, которую дает руководитель подразделения, выполняется дальнейшая работа по оформлению этих должностных обязанностей.

3. Необходимость ДИ, как отдельного документа, не всегда оправдана. Это связано с тем, что зачастую сотрудники готовы выполнять сверх того, что прописано для их должности, а также не всегда возможно прописать все тонкости и нюансы нестандартных задач, которые могут возникнуть при их выполнении.

&


"Капиталист", иркутский журнал для предпринимателей № 6 (60) Сентябрь - Октябрь 2012 года


  • Число просмотров: 1619

 

Еще статьи в этой рубрике

Архив журнала

Рейтинг статей

 
Рейтинг@Mail.ru