Свежий номер «Капиталиста»

В центре внимания

Налоги

ЗАЩИТНИК ПРАВ БИЗНЕСА УПОЛНОМОЧЕН ЗАЯВИТЬ

УПРОЩЕНКА УХОДИТ В ТЕНЬ

 

Свежий номер «Капитала»

В продаже с 7 ноября
Авторынок
БЛОГЕРАМ ДОВЕРЯЮТ
Доходы и расходы
ПАДЕНИЕ ВЫРУЧКИ -- ЧТО ДЕЛАЕТ БИЗНЕС

ЭЛЕКТРОННАЯ ВЕРСИЯ

сайт органов местного самоуправления

Архив журнала «Капиталист»

Оптимизация

Сокращаем расходы на всё

Время нынче такое

Время гигантских офисов, в которых, как в известном анекдоте, не сразу можно было разглядеть аквариум с бегемотом, закончилось. Более того, офисы на вырост теперь не в почете. В моду вошли бережливость и рационализм. И этой тенденцией активно пользуются арендаторы.

На прошлой неделе корреспондент нашего журнала наблюдал, как руководство одного из офисных зданий в центре Иркутска безропотно подписывало заявление одного из нанимателей с просьбой снизить арендную ставку на 30%. А что делать, несговорчивые собственники теперь просто рискуют остаться без арендаторов: сокращение расходов на содержание офисов для многих предпринимателей стало основной статьей экономии.

Специально для читателей «Капиталиста» предлагаем своеобразную систематизацию того, где еще можно сэкономить в офисе

И главное – как это сделать.

РАСХОДЫ ПО АРЕНДЕ

Компания Fellton Group, специализирующаяся на предоставлении спектра консалтинговых услуг и инновационных решений на рынке недвижимости, вычислила четыре лучших способа снизить расходы на аренду офиса.

Вариант 1. Снижаем цену на аренду

Наиболее известный способ снижения расходов. Арендатор обращается в агентство, и ему находят недорогой офис. После этого он идет туда, где сейчас снимает офис, и грозит арендодателю переездом. Зачастую арендатор добивается снижения цены на занимаемый офис.

Вариант 2. Переселение сотрудников

Также распространенным способом минимизации расходов на аренду офиса является переселение части сотрудников в офис ниже классом. Например, «Капиталисту» известны несколько случаев, когда крупные иркутские фирмы съезжали из арендованных помещений в центре города в свои собственные, но в Свердловском и Ленинском округах.

Вариант 3. Виртуальный офис

Одним из самых простых вариантов является почасовая аренда офиса, что является незаменимой составляющей для маленьких компаний. Сотрудники работают на дому, включая секретаря, который из дома переадресовывает все звонки на мобильные телефоны сотрудников.

Вариант 4. Мобильный офис

Компании, которые работают с потоком клиентов, оснащают сотрудников ноутбуками и отправляют работать «на выезд» к клиентам, снабжая, если нужно, и автомобилями. Таким образом, исчезает необходимость снимать офис, то есть все вопросы решаются с помощью современных коммуникаций, по телефону, Интернету и т.д.

Те сотрудники, которым не требуется выезжать к клиентам, работают на дому. В результате остается один небольшой офис для руководства. Единственная проблема, с которой может столкнуться компания, это отчетность сотрудников. Но в большинстве случаев люди стараются работать честно, в период кризиса потерять работу намного проще.

НЕДОРОГОЕ ПОМЕЩЕНИЕ НАЙДЕНО

Кризис заставляет экономить не только на качестве, но и на количестве. Допустим, вы решились на сложный, но необходимый шаг – переехать в офис классом ниже, площадью поменьше, от центра подальше.

Несмотря на то что обустроить новое рабочее пространство оптимальным образом - это следующий шаг, определить его размеры необходимо заранее. Каждый предприниматель должен решить для себя, насколько он готов пожертвовать удобствами: ведь минимум у каждого свой. А проектировщики и дизайнеры при верно сформулированном заказе могут, к примеру, и на площади в 30 кв. метров выделить необходимые рабочие зоны - ресепшн, переговорную и рабочее помещение.

При проектировании оптимального пространства стоит основываться на том, что каждое помещение индивидуально.

В процессе разработки схемы расположения отделов необходимо учитывать количество сотрудников и их маршрут перемещения в рамках офиса.

Эффективным средством для деления пространства на отделы являются модульные стационарные и мобильные системы перегородок. Как известно, первый вид применяется для создания изолированных помещений, а второй - для зонирования открытого пространства. В целом их стоимость зависит от сложности работ по монтажу и материала, который будет использоваться для заполнения каркаса.

В качестве экономичных решений среди стационарных конструкций архитекторы называют глухие системы из гипсокартона. Их выбирают в том случае, когда в рабочее пространство попадает окно.

Однако зачастую в больших помещениях не хватает света, тогда выбирают комбинированные системы перегородок, где нижняя часть выполняется непрозрачной, а верхняя - из стекла.

НЕЛИШНИЙ ДИЗАЙН

Поскольку оптимизация должна приносить пользу, ограничиться арендой более доступных площадей и заполнением всего пространства максимально возможным количеством рабочих мест нельзя.

Для того чтобы преобразования не сказались на результатах труда персонала отрицательно, надо сделать новый офис комфортным.

Сегодня большинство компаний расходы на дизайн рассматривают как излишние. Однако надо учитывать, что помимо декора помещения архитектор помогает рационально использовать площадь.

При этом сейчас предлагаются своеобразные антикризисные услуги по оптимизации рабочего пространства офиса. К примеру, в столице стоимость такого предложения для офиса на 150-200 метров составляет минимум 500 долларов.

ВЫКРОИТЬ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ МЕТРЫ

Просто урезать размер рабочей площади сотрудников с пользой для компании достаточно сложно. Например, согласно санитарным нормам, если работа специалиста связана с использованием жидкокристаллического или плазменного монитора, его личное пространство должно составлять минимум 4,5 кв.м.

Кроме того, теснота в помещении может привести к росту напряжения в коллективе, увеличению числа ошибок и снижению качества труда. Поэтому эксперт предлагает не сокращать рабочее пространство, а по-новому его обустроить.

Дополнительное место для одного-двух сотрудников в кабинете можно выкроить за счет различных настенных и навесных элементов. Они по сравнению со стандартными тумбами и шкафами экономят до 25% площади. Возьмем, к примеру, потолки. Если они выше обычных 2,7 м, то одним из решений могут стать антресоли, куда переместятся бумажные архивы.

Еще одним решением, позволяющим сократить необходимую площадь, являются раздвижные (откатные) двери. Они устанавливаются в глухих, а также в комбинированных перегородках. При этом полотно двери может убираться в саму конструкцию.

Еще одним решением является правильный подбор офисной мебели. В частности, вместо широких угловых столов можно поставить прямоугольные меньшего размера.

Важное условие - вид деятельности сотрудника. Если он работает на компьютере, то большая столешница ему, как правило, не нужна. Однако если необходимо разместить графический планшет, сканер или второй монитор, то замена стола будет нерациональной.

На рынке сегодня также представлено много трансформеров, которые из рабочего места легко переоборудуются в стол для переговоров. В зависимости от рабочей ситуации их можно использовать как в компактном, так и в развернутом виде.

ЗАМЕНА ТЕЛЕФОНОВ

Преимущества при замене прямых городских телефонных номеров на современную офисную АТС.

1. Распределение нагрузки по телефонным линиям

Нагрузка на телефонные линии предприятия часто бывает очень неравномерна. Телефон секретаря или коммерческого отдела занят беспрестанно, а в других отделах телефон, можно сказать, простаивает. Если хотя бы часть своих звонков коммерческая служба будет делать, используя «простаивающую» линию, то возрастает вероятность, что нужный клиент сможет дозвониться до вашего предприятия.

Установка офисной АТС решает эту проблему: городские линии теперь могут использоваться не только единолично, но и быть линиями «общего пользования» для нескольких отделов.

2. Достижение оптимального количества городских телефонных линий

Распределение нагрузки по телефонным линиям приводит к еще одному важному улучшению: количество арендуемых городских линий можно довести до действительно необходимого минимума. Предприятие может выделить часть городских линий для совместного использования несколькими сотрудниками, что иногда значительно сокращает потребность в городских линиях, за которые ежемесячно приходится платить абонентскую плату.

3. Высвобождение парка телефонных аппаратов

Абоненты, имеющие по два телефонных аппарата (например, один - городской, второй - для внутренней связи), могут быть переведены, при необходимости, на использование одного телефонного аппарата, выполняющего одновременно функции как городского телефона, так и телефона внутренней связи. Это позволяет высвободить парк телефонных аппаратов, что сокращает требуемые инвестиции при установке новой системы связи.

4. Деление абонентов по категориям важности

При новой системе связи можно выделить несколько категорий абонентов по важности:

– Важные абоненты (для них сохраняются прямые номера при единоличном пользовании);

– Абоненты средней важности (для них сохраняются прямые номера при входящих звонках; при исходящих звонках допускается использование городской линии другим сотрудником того же отдела);

– Абоненты общего порядка (не имеют прямых номеров, но звонок попадает в отдел, а затем перенаправляется на нужного абонента; выход в город осуществляется через линию общего пользования);

– Абоненты, не имеющие возможности звонить в город, но к ним могут быть направлены внешние вызовы через линии общего пользования (например, перевод звонка через секретаря).

5. Сокращение расходов на междугородние разговоры

Классификация абонентов позволяет индивидуально назначить каждому его права на междугородную связь, некоторым запретить ее совсем, некоторым - разрешить межгород только по паролю, и таким образом получить существенную экономию на оплате счетов от междугородной телефонной станции. Возможно введение ограничения продолжительности разговора по городской линии.

6. Телефонная связь - на каждом рабочем месте

Все службы предприятия получают телефонную связь (количество телефонных точек на предприятии перестанет зависеть от количества городских телефонных линий).

7. Использование внутренней связи высвобождает городские телефонные линии

Все службы предприятия связаны в единую телефонную сеть - внутренняя связь обеспечивается для всех абонентов предприятия. Теперь любые внутрифирменные вопросы могут быть решены без занятия городских телефонных линий, следовательно, вашим клиентам проще дозвониться до нужного отдела - городские телефонные линии меньше заняты.

8. Современные функциональные возможности

Организация входящей связи по типу «директор - секретарь» (прием звонка секретарем, перевод звонка директору с уведомлением/без уведомления);

– Возможность автоматически принимать звонки, приходящие в офис, на любой внешний телефон, например на домашний номер (функция transfer-to-co);

– Возможность директору делать междугородные звонки с домашнего номера - транзитом через офис (по паролю), при этом счета за разговоры будут выставляться на телефонный номер офиса (функция DISA);

– Доступность конференц-связи (любой сотрудник при разговоре с клиентом может подключить к разговору еще одну службу предприятия, например бухгалтерию или ремонтный участок, что обеспечит более быстрое решение вопросов клиента);

– Любой простейший телефонный аппарат, подключенный к офисной АТС, становится многолинейным аппаратом (имеет возможность работать с несколькими телефонными линиями: например, по входящей связи - принимать звонки от нескольких городских линий; по исходящей связи - если занята одна городская линия, можно сделать звонок в город через другую городскую линию);

– Автоматический повторный набор номера - будет работать на любом телефонном аппарате, даже на самом простейшем, где нет никаких дополнительных кнопок типа «Повтор» (эта функция обеспечивается самой офисной АТС, вне зависимости от типа аппарата);

– Групповой прием звонка: внешний вызов может быть направлен не на конкретного абонента, а на группу абонентов (например, производственный участок), при этом ответит тот, чей телефон в данный момент не занят;

– Ночное обслуживание: после окончания рабочего дня офисная АТС автоматически или вручную переключается на ночное обслуживание: входящие звонки будут направляться не как в дневное время, а, например, могут поступать на дежурную группу ответа (или на автоответчик/факс);

– Соединение одной городской линии с другой: данная специфическая функция может оказаться необходима, когда на связи с офисом находятся два внешних абонента, звонящие из разных мест, но которым необходимо срочно обменяться информацией;

– Возможность абонента городской линии тональным донабором вызвать конкретного внутреннего абонента (функция DID). 

Использована информация «Деловой Москвы»


"Капиталист", иркутский журнал для предпринимателей № 4 (32) Июнь - Июль 2009 года


  • Число просмотров: 1621

 

Еще статьи в этой рубрике

Архив журнала

Рейтинг статей

 
Рейтинг@Mail.ru
О нас
рекламные издания
деловая пресса
оказание рекламных услуг
журналы иркутска
рекламные сми
журналы сибири
деловые сми
рекламная полиграфия
стоимость рекламы в журнале

Журнал капитал
журнал капитал
рекламный каталог
журнал товары и цены
торговый журнал
товары и цены каталог
товары в иркутске
рекламно информационные издания
рекламный журнал

Журнал капиталист
бизнес журнал
бизнес издания
деловые издания
деловой журнал

Размещение рекламы
размещение рекламы в журнале
региональная реклама
реклама в печатных сми
реклама в печатных изданиях
реклама в регионах
реклама в иркутске
реклама в журналах и газетах
реклама в журналах
закрыть