Архив журнала «Капитал»

Передовой всеобуч

Делопроизводство. В чем сила документа?

«К сожалению, бывает, что у частных предпринимателей нет делопроизводства. В одной куче, на стульях лежат документы, трудовые книжки, входящие письма, уведомления налоговой инспекции. Документы оформлены спонтанно, не по инструкции. В таких случаях привести все в порядок лучше доверить специалистам», — было сказано на семинаре «Делопроизводство — организация документооборота», прошедшем в Торгово-промышленной палате Восточной Сибири.

— Руководители, делопроизводители, секретари, офис-менеджеры обязаны помнить, что без документов — носителей информации — управленческая, коммерческая и любая другая деятельность не существует, — отметила преподаватель Иркутского колледжа права, финансов, связи Вера Аносова. — К тому же и все данные проанализировать значительно проще.

Специалисты утверждают: при документообороте имеет значение многое — и современный компьютер, и факс в исправном состоянии. Кроме того, принтер, копировально-множительная техника, которые обеспечивают бесперебойную работу. Должны быть в достатке качественные канцелярские принадлежности.

ДОПУСКАЮТСЯ ОТСТУПЫ

Требования к оформлению отдельных видов документов можно найти в стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Хотя в стандарте все регламентировано, возможны отступления: допустим, на один сантиметр больше левое поле в документе, или на два, а не три интервала определено расстояние от заголовка до текста — это может быть удобнее для подшивки, для экономии бумаги, эстетичного вида, либо так требует внутренняя культура предприятия. Такие отступления от правил не будут считаться нарушениями.

Но все же лучше строго следовать инструкциям, допуская лишь минимальные «исключения из правил», — случается, что в какой-либо организации действует машинная обработка, и она может электронный документ забраковать.

Пусть документы и удобнее хранить в электронном виде, по стандарту рекомендуется все фиксировать на бумажных носителях.

МЕСТО РЕКВИЗИТОВ

Что придает документу — как бумажному, так и электронному — юридическую силу? Во-первых, наличие в нем обязательных реквизитов и соблюдения правил отображения этих реквизитов. Во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода. В-третьих, гарантия целостности и подлинности.

По словарю, реквизиты документов — это обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета). Второе значение реквизитов документов — это адресные данные, телефоны для поддержания связи договаривающихся сторон, которые размещаются на фирменном бланке организации.

Требования по оформлению и составу обязательных реквизитов зависят от конкретного вида документа и устанавливаются рядом нормативных и правовых актов и регламентов. Это федеральные законы, например, «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи» и различные постановления.

Электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты: регистрационные номер, дату, подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ, содержание документа, наименование организации — создателя документа, местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес.

Если документы составлены с грубыми ошибками, не единообразно, с отсутствием реквизитов, даты, подписи, печати, то, конечно, они утрачивают юридическую силу. Специалист всегда может отличить подлинный документ от ложного по наличию или отсутствию реквизитов, печатей, подписей, служебных отметок и т.п.

Подписи должны быть видны. Помимо этого, недозволительно, чтобы печати сиротливо стояли в конце документа, в углу. Печать должна затрагивать должность, фамилию и инициалы руководителя или главного бухгалтера, названия организации.

ПИШИТЕ ПИСЬМА ПО ПРАВИЛАМ

Деловая переписка, в свою очередь, требует соблюдения правил. Особенно нужно быть внимательными, если вы работаете на международном уровне: нужно соответствовать стандартам той страны, с которой сотрудничаете.

Письма оформляют надлежащим образом, в нужной последовательности указывая страну, населенный пункт, индекс, адресат, а также расположение данных: справа — слева или по центру. При составлении документов физическому лицу сначала указывается, кому отправляется письмо (должность, фамилия и инициалы), а потом на какой адрес. Бывают безличные обращения, например, «директорам, руководителям и т.п.»: когда одно и то же письмо рассылается пяти и более адресатам.

Служебные письма излагаются официально-деловым стилем, но в отдельных случаях допускаются литературные элементы. Компоненты разговорной речи должны быть в документе сведены к минимуму либо вообще отсутствовать.

Татьяна Минаева

"Капитал", иркутский торговый журнал № 22 (270) от 14.11.2008

Число просмотров: 1562

Свежий номер «Капиталиста»

В центре внимания

Свежий номер «Капитала»